Event Project Management Report: Legoland Scheveningen Grand Opening

This report details the comprehensive event planning for the grand opening of Legoland Scheveningen, a new attraction park. The assignment outlines the event's objectives, which include filling job vacancies, fostering business relationships, increasing employee loyalty, and knowledge sharing. The report covers the initiation phase, including client expectations and concept description, followed by the planning phase with customer journey mapping, storytelling, work breakdown structure, Gantt chart, and organizational breakdown structure. A marketing and promotion plan, including a SWOT analysis and supplier list, is presented. The implementation phase includes a detailed event schedule, floor plan, and budget. The execution phase discusses the liquid budget and cultural considerations. The report concludes with the closing phase, including final accounting, ROI, and accountability, with a literature list for reference.

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Voorwoord:
Dit rapport is geschreven als een opdracht voor het vak: Event Project Managament.
Legoland Scheveningen. Een nieuw attractiepark dat in januari wordt geopend aan de
boulevard van Scheveningen. Dat moet natuurlijk gevierd worden. Tijdens dit event is
namelijk de Grand Opening van Legoland Scheveningen. De aanstaande medewerkers
van Legoland worden uitgenodigd, en ook een aantal medewerkers van Legoland
Denemarken. Tijdens dit event is er een mogelijkheid om te netwerken, ontdekken, leren
en natuurlijk te genieten. Met het programma en de speciaal gemaakte app heb heeft u
een goed overzicht van hoe het programma eruit gaat zien. Het doel van het event is om
een paar openstaande vacatures te vullen, zakenrelaties te creëren en versterken met
de genodigde, medewerkers uit Denemarken en de aanstaande medewerkers van het
filiaal Scheveningen een loyaliteitsgevoel te laten ontwikkelen en om van elkaar te leren.
1

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Inhoudsopgave
Voorwoord:.......................................................................................................................1
Initiatieffase......................................................................................................................3
Verwachtingen en wensen van de opdrachtgever...............................................................3
Conceptbeschrijving:............................................................................................................. 4
Het evenement:....................................................................................................................... 5
Verblijf:.................................................................................................................................... 6
Kostenraming:........................................................................................................................ 7
Planningsfase...................................................................................................................8
Customer journey................................................................................................................... 8
Storytelling.............................................................................................................................. 8
Work breakdown structure:...................................................................................................9
Gant chart............................................................................................................................. 10
Organisational breakdown structure..................................................................................11
Marketing en promotieplan...........................................................................................11
Promotieplan......................................................................................................................... 12
SWOT-analyse:.....................................................................................................................12
Leverancierslijst................................................................................................................... 13
Implementiefase.............................................................................................................13
Draaiboek.............................................................................................................................. 13
Floorplan............................................................................................................................... 15
Begroting.............................................................................................................................. 17
Uitvoeringsfase..............................................................................................................18
Liquiditeitsbegroting............................................................................................................18
Cultuurverschillen bij bezoekers.........................................................................................19
Sluitfase..........................................................................................................................20
Eindafrekening...................................................................................................................... 20
ROI & Accountability............................................................................................................21
Literatuurlijst..................................................................................................................22
2

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Initiatieffase
Verwachtingen en wensen van de opdrachtgever
- een 5 uur durend evenement
- een geschikte datum in januari
- 500 gasten waarvan 15% buitenlandse gasten (afhankelijk van het gekozen bedrijf wordt er met de
nationaliteit rekening gehouden)
- Een logische en passende locatie (passend bij het bedrijf en het concept)
- Passend entertainment, activiteiten en catering (maaltijd vervangend buffet of diner)
- In het programma in ieder geval een plenair gedeelte. (Opening: openingshandeling, jubileum: terugblik
en toespraak, productpresentatie: de presentatie ven het betreffende product)
- vervoer van de buitenlandse gasten en een verblijf in een hotel
Opmerking: Er wordt een voorstel verwacht voor een geschikt hotel in de buurt van de
locatie, met een ontbijt. Deze wordt aangeboden door het bedrijf voor 2 overnachtingen.
Alle buitenlandse gasten moeten er ondergebracht worden. Het vervoer vanuit het hotel
naar het evenement en weer retour moet binnen het budget van het evenement geregeld
worden. De hotelkosten vallen buiten het budget van het evenement en kunnen als extra
kosten op de begroting gezet worden. De vluchten en alle bijkomende kosten worden door
de buitenlandse gasten zelf betaald.
- Parkeerplaatsen regelen
- Het betreft een opening, jubileum of productpresentatie
Bij een opening moet er een bestaande locatie uitgekozen worden waar het bedrijf als laatste een
vestiging heeft geopend (in Nederland). Dit is dan de locatie waar het evenement zich af moet spelen en
het gebouw dat geopend wordt.
Bij een jubileum of productpresentatie moet de locatie een logische keuze zijn. Dat mag ook op een
externe locatie.
- Maximale budget bedraagt € 100.000, -- exclusief BTW. Indien het budget overschreden wordt, moet er
een overtuigende toelichting bij zitten.
3

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Conceptbeschrijving:
Legoland opent nieuw attractiepark in Scheveningen. In het voorjaar van 2020 krijgt Nederland een eigen
Legopark waar jong & oud kunnen genieten van het populaire speelgoed.
Legoland Scheveningen wordt gebouwd voor kinderen met de leeftijd van 3 tot 10 jaar. In dit pretpark kun
je een miniland van lego vinden, een 4d bioscoop met o.a. lego films, een kleine achtbaan en
voornamelijk heel veel lego. Hier kunnen kinderen ook mee bouwen tijdens hun bezoekje aan Legoland.
Ondanks dat de doelgroep is gericht op kleinere kinderen, zijn er ook volwassenen lego fans. Speciaal
voor die fans worden er adult only- middagen en –avonden georganiseerd.
Er staan nog een paar vacatures open voor Legoland. Waaronder de kassa- en horecamedewerkers en
begeleiders, is er ook een 'droomvacature' die nog gevuld moet worden. Deze vacature gaat over de
meestermodelbouwer. Dat is een fulltimebaan. Ondanks dat je heel de dag met lego mag spelen. Deze
medewerker moet namelijk moeilijke gebouwen kunnen maken van lego, bijvoorbeeld een flat of een
reuzenrad. Ook moet je met kinderen om kunnen gaan.
Hun visie vertaald in het Nederlands:
De visie van Legoland is om de nieuwste attracties en entertainment te bieden, voor kinderen en gezinnen
van alle leeftijden, maar toch trouw te blijven aan onze cultuur.
Hun missie vertaald in het Nederlands:
Als Branche van de lego-familie streeft de Legoland-missie ernaar om een plek te bieden die de bouwers
van morgen inspireert en vermaakt.
De missie van Lego:
De Lego-groep. Ons uiteindelijke doel is om kinderen te inspireren en te ontwikkelen om creatief te
denken, systematisch te motiveren en hun potentieel vrij te maken om hun eigen toekomst vorm te geven
- experiencing the endless human possibility.
Origineel:
Mission Statement Examples: The Lego Group. Our ultimate purpose is to inspire and develop children to
think creatively, reason systematically and release their potential to shape their own future - experiencing
the endless human possibility.
Doelstellingen, doelgroep? Waar staan ze
voor?
Bij LEGOLAND is het uiteindelijke doel om de
fantasieën van kinderen tot leven te brengen door
middel van topservice aan gasten. LEGOLAND heet
gasten welkom in hun park en zorgt u ervoor dat hun
ervaring hier een ervaring is die ze aan al hun
vrienden zullen willen vertellen. De doelgroep van
Legoland zijn kleine kinderen en gezinnen.
Legoland is een pretparkketen, bestaande uit acht
themaparken rond het thema LEGO. Volwassenen zijn
alleen onder begeleiding van kinderen welkom.
Hiermee willen ze aangeven dat het echt een attractie
gericht op kinderen is.
4

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Het evenement:
Het is een 5 uur durend evenement en het zal plaats vinden in Scheveningen op het volgende adres:
Strandweg 13, 2586 JK in DEN HAAG.
Het wordt een business to business event. Onder andere georganiseerd voor mensen in Nederland
die bij lego land komen werken + aanhang. De doelstelling is om het personeel zich loyaal naar het
bedrijf te laten voelen, en vooral betrokken naar het bedrijf. Ook doordat we deze mensen uitnodigen
kunnen we hierdoor de laatste openstaande vacatures vullen. Ze zullen namelijk sneller deze leuke
baan namelijk bij hun vrienden of kennissen promoten als ze zelf ook enthousiast zijn.
Ook worden er personeel (waaronder filiaalmanagers) van andere landen uitgenodigd. Namelijk uit
Legoland Denemarken. De doelstelling hiervan is om buitenlandse filialen ook van onze opening op
de hoogte te stellen. Ze kunnen ons park promoten en door elkaar te observeren kunnen we hier ook
weer van leren. Dit zal 15% zijn van de totaal uitgenodigde gasten.
Bazen van speelgoedwinkels in Nederland die de producten van lego verkopen worden ook
uitgenodigd. Het doel hiervan is om meer omzet te krijgen. Bij Legoland worden er ook lego
producten verkocht en door bazen van speelgoedwinkels hiervan op de hoogte te brengen kunnen
we onze omzet verhogen en ook netwerken.
En niet te vergeten de toerist offices over heel Nederland die kaartjes van lego land kopen om ze
vervolgens aan toeristen door te verkopen. Hierdoor kunnen we ook onze omzet verhogen. Hoe
meer het park aan de aandacht wordt gebracht hoe beter. Dit zorgt voor meer naamsbekendheid en
dit is erg belangrijk. Vooral voor een startend park zoals dit waar in Nederland nog niet veel mensen
bekend mee zijn.
Er is aan mij gevraagd om dit evenement te
organiseren. Tijdens de opening wordt Legoland
Scheveningen voor het eerst tentoongesteld
aan de uitgenodigde gasten. Het wordt een
spectaculair evenement waar verschillende
artiesten komen, een dj en het park voor het
eerst wordt toon gesteld. Omdat het feest in het
gebouw van lego land wordt gevierd zijn de
kosten hiervoor nihil.
De SMART doelstelling:
Tijdens de `grand opening` van Legoland op 18 januari 2020 willen de opdrachtgevers zakenrelaties
opbouwen voor het nieuwe park in Scheveningen. Deze zakenrelaties zullen tussen de uitgenodigde tourist
offices en de eigenaren van speelgoedwinkels zijn. Ook worden de medewerkers van Legoland Nederland
en Denemarken uitgenodigd zodat ze alvast een eerste sfeerimpressie kunnen opdoen en meer loyaliteit
naar hun werkgever zullen krijgen. Overigens is het de bedoeling dat de genodigde van het event
enthousiast worden en dit naar hun naasten doorgeven. Door het verspreiden van deze informatie wordt er
verwacht dat we de laatste vijf openstaande vacatures kunnen vullen.
5

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Verblijf:
De genodigde buitenlandse gasten uit Denemarken zullen in het Kurhaus verblijven. Dit hotel is op 5
minuten loopafstand van de plek waar het evenement zal plaatsvinden. Tijdens het inchecken krijgen
de Deense gasten een routebeschrijving mee in het Engels die uitlegt hoe ze naar het event moeten
lopen. De prijs van de kamers is 50 euro per nacht. Een deal die we hebben kunnen maken voor
een grote groep gasten. De Deense genodigde krijgen allemaal een standaardkamer inclusief ontbijt.
Ook overnachten ze 2 nachten in totaal.
6

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Kostenraming:
In het bovenstaande organogram is de kostenraming berekend. Het budget is 100.000 euro en deze
organogram bevat een overzicht van alle uitgaves voor het evenement.
7
Budget
€99.950,31 excl. btw
F&B
€28.000
koffie & thee
€5000
borrel
€2000
drank
€3500
Catering
€17.500
locatie
€8900
elektriciteit
€1300
garderobe
€1200
schoonmaak
€900
Huur
€0
meubulair
€5500
entertainment
€11000
workshop lego €2500
Artiest 1
€5000
Dj
€2000
Spreker 1
€1500
techniek €17250
Licht (binnen)
€5000
Licht (buiten)
€1500
geluid
€3000
projectie schermen
€4000
technische
medewerkers
€3750
decoratie/aankleding
€7250
ingang
€1000
podiumbouw
€3250
Tapijten
€2500
groene voorzieningen
€500
personeelskosten
€4125
opbouw
€1175
evenement
€2000
afbouwen
€950
Promotie/
communciatie kosten
€8000
uitnodigingen
€0
Website/app
€3000
goodiebag
€5000
onvoorziene kosten
€8.452,00
organisatie kosten
€6.973,31

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Planningsfase
Customer journey
Customer journey mapping is een methode om het koop- en oriëntatieproces vanuit het perspectief
van de bezoeker van het evenement te visualiseren.
Storytelling
(Zie Touch points op de volgende bladzijde)
Touchpoints
8
Bewustzijn
Persoonlijk benaderen
Website
Mond tot mond
Overweging
Aankondiging datum
Uitnodiging
Email
Aankoop
Inschrijving
Service
App
Programma boekje
Sprekers
Workshops
Muziek
Onvergetelijke ervaring
Loyalty
Directe mail
Aftersales mail
social media
Relatie met businesspartners

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Elk Touch point is telkens opnieuw een moment om klanttevredenheid te genereren, versterken en te
vergroten.
Voor: Tijdens: Na:
‘Save the date’
E-mail
Artikelen in het nieuws en hiermee
enthousiasme genereren
Uitnodiging
Via de email
Website/ app
Opening
Hostess
Spreker
Optreden van een dj
Workshop activiteiten
Dineren
Goodiebag bij afscheid
After sales door middel van het
versturen van `de aftermovie` en
foto`s
Een enquête
Work breakdown structure:
Het event zal plaatsvinden waar Legoland in de toekomst ook daadwerkelijk gaat openen. Namelijk in hun
eigen pand. Zo kunnen alle bezoekers van het event alvast een `sneekpeek` krijgen van hoe het er van
binnen uitziet.
9
Opening van het
bedrijf
Marketing
Datum prikken
Datum
aankondigen
uitnodigingen
ontwerpen
After sales (e-mail
als herinnering)
Gastenlijst
opstellen
Financiën
Rapport opstellen
Betalen
openstaande
rekeningen
Veiligheid
Brandveiligheid
maken, evt. extra
spullen inkopen
Beveiliging regelen
EHBO regelen
F&B
Betalen cateraar
Selecteren cateraar
Levering cateraar
Progamma
Kiezen van
activiteiten/
workshops
Selecteren
sprekers/dj
Keuze muzieksoort
(kids)
Opstellen van een
progamma
Lanceren van een
progamma
Leveranciers
Selecteren van
juiste leveranciers
Reserveren
leveranciers
Levering
Betalen
leveranciers
Design
Aankleding/
decoratie
Inrichting/
meubulair
bestellen
Ontvangst
inrichting van
leveranicers
Beslissen waar
tapijten moeten
Floorplan
Locatie
Beeld & geluid
Personeel
Werven personeel
Selecteren /
aannemen van
personeel
Briefing opstellen
Schoonmakers
werven
Logistiek
Parkeren/
parkeerplekken
Verzekeringen
afsluiten
Toiletten
Schoonmaak
Garderobe
voorbereiden

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Gant chart
21-10 1-11 08-11 14-11 21-11 29-11 07-12 17-01 18-01 20-01 22-01
Concept/plan
opstellen
Go-or no go
Selecteren
cateringbedrijf
Opstellen programma
`Save the date`
aankondigen
Inrichting van de
locatie
Ontwerpen van het
design
Logistiek plan van
aanpak
Financieel rapport
opstellen
Versturen uitnodiging
Website en app
updaten, datum
aankondigen
Boeken spreker
Het boeken van
catering
Boeken van dj
Boeken workshops
Benodigdheden
locatie bestellen bij
leveranciers
Reminder van de
uitnodiging
Locatie klaarmaken:
inrichting, aankleding
`Final touch` locatie
Dag van het event
Een evaluatie
opstellen
After sales (via de e-
mail)
10

Event planning management, Anouk Botter, HEM
Organisational breakdown structure
Marketing en promotieplan
Als je een evenement organiseert is het belangrijk dat je van tevoren een goed plan opstelt. Dit doe je
omdat je dan weet wat je moet doen en wat je te wachten staat. Zoals ik eerder heb beschreven worden
de aankomende medewerkers van Legoland + hun aanhang uitgenodigd. Ook wordt er personeel van
andere landen uitgenodigd. (Namelijk 15% van de totale uitgenodigde). Omdat wij deze zakenrelaties al
hebben is het makkelijk om aan hun contactgegevens te komen. Deze staan namelijk bij ons in het
systeem omdat het medewerkers van ons zijn. Ook worden er bazen van speelgoedwinkels uitgenodigd
samen met tourist offices. Het is minder makkelijk om aan hun gegevens te komen maar door contact op
te nemen via de email, Linked In en om persoonlijk langs te gaan in winkels kun je contact leggen. Het is
namelijk niet alleen aantrekkelijk voor ons maar ook voor deze winkeleigenaren zelf. Om ervoor te zorgen
dat de mensen daadwerkelijk naar het evenement komen zorgen we ervoor dat we meerdere keren
herinneringen sturen.
Door een marketingplan op te stellen kunnen we ervoor zorgen dat deze genodigden ook echt naar het
evenement toekomen en dat we hier goede relaties mee kunnen opbouwen. Ook is het belangrijk om na
het event contact te houden voor een aftermovie en foto`s van het event. (Aftersales). De
marketingdoelgroep van het evenement zijn dus de 500 zakenrelaties van Legoland. Namelijk het
personeel, de speelgoedwinkeleigenaren en de touroperators. We houden dit evenement met als
doelstelling om de medewerkers meer loyaal naar Legoland te maken. Het creëren en verbeteren van een
zakenrelatie met de speelgoedwinkeleigenaren en de touroperators.
We hanteren een strategie om onze doelstelling te behalen. Dit doen we door de genodigde tijdens het
event een ervaring te laten beleven. Door ze echt een kijkje te geven wat het nieuwe legolandpark nou
inhoudt. Door hun eigen ervaring kunnen ze ook daarna beter Legoland promoten. Ook versturen de op
tijd de aankondiging van de datum en de uitnodiging. Om ze niet snel te laten vergeten hoe het was
zorgen we voor een mooie aftermovie en maken we gebruik van aftersales.
Promotieplan
11
Eventmanager Financial
director Financiën
Planning
manager